ビジネスメール返信のマナーとは？知らないとまずい送信方法や書き方

ビジネスメール返信の4つのマナー

ビジネスメールでは、迅速かつ適切な返信が重要です。ここでは、ビジネスメール返信の基本となるマナーを4つご紹介します。

1. （1）24時間以内に返信する
2. （2）「Re:」はそのまま残す
3. （3）元のメールを適切に引用する
4. （4）CCで受信した場合は返信しない

注意点を踏まえて、順に見ていきましょう。

（1）24時間以内に返信する

受信したメールは早めに、できれば24時間以内に返信します。すぐに返信できない場合は、「メールを受領しました。後ほど改めてご連絡いたします」のように、受信した旨を伝えましょう。具体的な回答の期日も添えると、さらに丁寧です。

メールを放置すると、誠意がない印象を与える可能性があるため、注意が必要です。日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2024」では、「7割近い人が、1日（24時間）以内に返信がこないと遅いと感じる」と回答しています。返信の遅れでビジネスチャンスを逃さないよう、迅速な対応を心がけましょう。

*参考：日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2024」

（2）「Re：」はそのまま残す

返信メールの件名に記載される「Re：」は、返信メールであることが一目でわかる役割があります。諸説ありますが、「Re：」はRegarding（〜に関して）やReply（返信）と解釈されることが一般的です。

そのため、基本的には「Re:」を残し、件名は変更せずに返信するのがマナーです。同じ案件のやり取りでは、件名を統一することでスムーズな対応が可能となります。

ただし、何度もメールをやり取りしていると返信した回数だけ「Re：」が続き、件名が読みにくくなることがあります。その際は、「Re：」を1つだけ残して、他は削除するなど調整しても問題ありません。

（3）元のメールを適切に引用する

元のメールを引用する際は「＞」の記号を使用します。複数の質問がある場合は、必要な部分を引用して回答することで、わかりやすく表示できます。

＜引用の例＞

（4）CCで受信した場合は返信しない

CCとしてメールを受信した場合、基本的には目を通すだけで問題ありません。担当者同士のやり取りを乱さないよう、不要な返信は避けるのがマナーです。メールの送信者や他の受信者も「特に必要がなければ、返信は不要」という認識でいることがほとんどです。

ただし、次のような場合は返信しましょう。

• 自分宛の質問がある
• 担当者が不在の際に代理で返信する

CCから返信する場合は、「CCから失礼します」といった一言を添えると丁寧です。

ビジネスメール返信はどこまで必要か

ビジネスメールのやり取りをどのタイミングで終了するべきか、誰もが一度は悩んだことがあるのではないでしょうか。ここでは、ビジネスメールに対してどこまで返信が必要かを具体的に解説します。

お礼メールでやり取りを完了する

ビジネスメールのやり取りは、お礼のメールで完了することが一般的です。相手からお礼メールを受け取った場合、それがやり取り終了の目安となり、追加で返信する必要はありません。

社内では、上司からの「確認しました」や「ありがとう」という連絡を受けた時点で、基本的にはやり取りが終了します。

一方、社外とのやり取りでは、仕事を受注した側がお礼メールを送って、完了するケースもあります。例えば、取引先から「ありがとうございました」と連絡があった場合、以下のように返信するとより丁寧な印象を与えられるでしょう。

＜例＞

締めの文言で終了する

次のような締めの文言が入っている場合も、やり取り終了の目安と考えてよいでしょう。

• ご不明点がございましたらご連絡ください。
• 何かございましたら、ご遠慮なくお知らせください。
• 必要があればこちらからご連絡いたします。
• ご返信には及びません。

目的が果たされている場合、やり取りを続けると相手の負担になることがあります。必要なやり取りが完了した場合は、そのまま終了して問題ありません。

ビジネスメールの基本的な送信方法

ビジネスメールでは、マナーを守り、正確でわかりやすいコミュニケーションが重要です。本文の内容だけでなく、宛先や送信時間など細かな点にも配慮することで、スムーズなやり取りができます。

ここでは、以下の5つのポイントを解説します。

1. （1）TO・CC・BCCを正しく使う
2. （2）添付ファイルの扱いに配慮する
3. （3）署名を表記する
4. （4）誤字脱字・ミスがないかチェックする
5. （5）営業時間内に送信する

順に見ていきましょう。

（1）TO・CC・BCCを正しく使う

ビジネスメールで起こりやすいミスの1つが宛先設定です。TO・CC・BCCの役割を正しく理解し、使い分けることが重要です。以下の表で、それぞれの役割と特徴を確認しましょう。

CCに設定したアドレスは受信者全員に表示されるため、注意が必要です。プライバシーへの配慮が必要な場合は、BCCを活用してメールアドレスを非表示にするなど、TO・CC・BCCの使い分けを意識し、適切に宛先を設定しましょう。

（2）添付ファイルの扱いに配慮する

ファイルを添付する際は、相手への配慮が必要です。容量が大きすぎたり、特殊な形式のファイルを使ったりすると、受信者がファイルを開けない可能性があります。ファイルは一般的な形式を選び、必要に応じて圧縮するなど、相手の負担を軽減しましょう。

また、ファイル名や添付ファイルがあることを件名や本文に明記し、添付ファイルの存在をわかりやすく伝えます。相手が添付ファイルの存在を見落とすことなく、スムーズに確認できます。

（3）署名を表記する

本文の最後には署名を入れましょう。誰からのメールかが一目でわかり、急ぎの対応が必要な場合も、連絡先がすぐに確認できます。

一般的に、署名には次の情報を入れます。

• 会社名
• 部署名
• 名前
• 住所
• 電話＆FAX番号
• メールアドレス
• WebサイトのURL

具体的な署名の例は以下の通りです。

＜署名の例＞

（4）誤字脱字・ミスがないかチェックする

ビジネスメールの誤字脱字や記載ミスは、相手に悪い印象を与え、信頼を損ねる原因になります。特に、宛先のミスは情報漏洩のリスクを伴うため、注意が必要です。送信前に以下の項目をチェックしましょう。

• 送信先アドレス
• 相手の名前・部署名
• 件名
• 本文

声に出して読み返すことで、思わぬ誤りに気づくことがあります。また、テンプレートの活用も有効です。

（5）営業時間内に送信する

メールは営業時間内に送信するのが基本的なマナーです。営業時間外に送信すると、相手の退勤時間を妨げたり、プライベートの時間に負担をかけたりする可能性があります。どうしても業務時間外に送る場合は、「業務時間外に失礼いたします」など、一言添えるとよいでしょう。

また、送信予約機能を使えば、翌朝の出勤時間に届くよう設定できます。相手に配慮し、スムーズなコミュニケーションを心がけましょう。

伝わりやすいビジネスメールの書き方

ビジネスメールを作成する際は、「誰に何を伝えるか」を整理し、誤解のないわかりやすい文章を書く必要があります。基本的な書き方のポイントとして、以下のような点が挙げられます。

• 件名と本文は簡潔にまとめる
• 見やすさと読みやすさを意識する
• 正しい日本語を使う

1つずつ確認していきましょう。

件名と本文は簡潔にまとめる

件名や本文は簡潔にまとめ、要点を示します。忙しい相手でもすぐに理解できるよう、以下を意識しましょう。

• 件名：冒頭に【重要】【御礼】【ご質問】などのキーワードを使い、優先度を明示する
• 挨拶：挨拶と名乗りは簡単に済ませる
• 本文：結論を冒頭に書き、何についてのメールか先に伝える

見やすさと読みやすさを意識する

メールは開いてすぐに内容を把握できるよう、見やすく読みやすいことが重要です。以下を意識して書きましょう。

• 適宜改行し、1行20～30文字程度、最大40文字以内にする
• 2～4行ごとに1行あけ、視認性を高める
• 複数の情報は箇条書きにする
• 項目ごとに間隔をあける

正しい日本語を使う

ビジネスシーンでは、正しくわかりやすい日本語を使うことが重要です。以下のポイントをおさえて、誤解のないやり取りを目指しましょう。

• 主語と述語を明確にする
• 専門用語や曖昧な表現を避ける
• 1文50文字以内で書く
• 正しい敬語を使う

1つずつ詳しく解説します。

主語と述語を明確にする

主語と述語がはっきりしない文章は、相手に誤解を与えやすくなります。「誰が、何を、どうするか」をしっかり示しましょう。

専門用語や曖昧な表現を避ける

曖昧な表現や専門用語は相手を混乱させる原因になります。誰でも理解しやすい一般的な言葉を使い、伝わりやすさを意識しましょう。また、ビジネスメールでは顔文字の使用は避けたほうがよいでしょう。

1文50文字以内で書く

1文は50文字以内を目安に簡潔に書きます。長くなる場合は2文に分けるなど工夫しましょう。

正しい敬語を使う

敬語（尊敬語・謙譲語・丁寧語）を正しく使うことが重要です。

• 尊敬語：相手を高めて敬意を表す（例：ご覧になる）
• 謙譲語：自分の立場を下げて相手への敬意を示す（例：拝見する）
• 丁寧語：丁寧な表現（例：見ます）

また、「ご覧になられましたでしょうか」といった表現は、二重敬語に当たります。過剰な表現は、相手に不快感を与える可能性があるため避けましょう。「～させていただく」は「～させてもらう」の謙譲語で誤りではありませんが、文化庁の「敬語の指針」でも誤用が多いと指摘されており、使用時には注意が必要です。

*参考：文化庁「敬語の指針」

ビジネスメールの基本やマナーをおさえることで、相手に誤解を与えず、スムーズなやり取りが可能になります。さらに実践的に学びたい方には、ALL DIFFERENTが提供する新入社員や若手社員向けの研修がおすすめです。現場で役立つスキルを基礎から学べます。

【新入社員向け】ビジネス・ライティング＜ビジネス文書のマナー編＞はこちら

ビジネスメール返信の例文

ビジネスシーンでは、円滑なコミュニケーションのため、丁寧なメール対応が求められます。ここでは、様々なシーンにおけるビジネスメールの返信例をご紹介します。返信内容によって異なるポイントをおさえ、相手に配慮した対応を心がけましょう。

問い合わせに対する返信

問い合わせに対する返信では、迅速かつ丁寧な対応が重要です。

＜例＞

日程調整に対する返信

日程調整では、候補日を箇条書きにするなど明確に提示し、相手が選びやすいよう配慮しましょう。

＜例＞

謝罪に対する返信

取引先などから謝罪のメールを受け取った場合は、相手の誠意を受け止め、今後の関係性に配慮した返信を心がけましょう。

＜例＞

異動のお知らせに対する返信

異動のお知らせに返信する場合は、これまでの関係に感謝を示し、新たなポジションでの活躍を祝う表現を意識します。

＜例＞

お客さまからの問い合わせに対する返信

顧客からの問い合わせに返信する際は、所属を明らかにし、丁寧でわかりやすい説明を心がけます。簡潔な説明を意識しましょう。

＜例＞

信頼されるビジネスメール返信を心がけよう

メールの返信1つで信頼を失うこともあれば、逆に信頼を築くこともできます。社外、社内の関係者から信頼を得るためには、社員一人ひとりがビジネスメールのマナーを習得して実践することが重要です。

しかし、自発的な学びや先輩社員からの指導だけでは、習得レベルに差が出やすくなります。この差を減らし、短期間で対応力を高めるためには、入社時にビジネスメールの基本やマナーを学ぶ研修の活用がおすすめです。

ALL DIFFERENTでは、新入社員を含む若手社員向けのビジネス研修をご提供しています。

【新入社員向け】ビジネス・ライティング研修＜ビジネス文書のマナー編＞

新入社員や若手社員など、はじめてビジネス文書を書く人が、基本的なマナーやノウハウを学習できる研修です。実践的なワークを取り入れ、短時間で適切なビジネス文書が作成できるようになります。

【新入社員向け】ビジネス・ライティング＜ビジネス文書のマナー編＞はこちら

【新入社員向け】ビジネス・ライティング＜メール文書の型習得編＞

「伝わるメールの書き方」を養う研修です。ビジネスメール作成の7つのポイントを学び、制限時間内に適切なメールを仕上げるワークも行います。「話が正確に伝わらない」「返信がない」といった悩みを解消し、適切なメールを作成する力が身につきます。

【新入社員向け】ビジネス・ライティング＜メール文書の型習得編＞はこちら

ビジネス・ライティング＜わかりやすい文章の書き方編＞はこちら

ビジネスマナー研修1＜良好な人間関係を築く5要素＞はこちら