テレワークとは｜導入のメリット・デメリットと導入手順
公開日：2023.11.01
本コラムでは、テレワークとはそもそもどのような働き方なのか、導入のメリット・デメリットや事例、具体的な導入方法をご紹介します。
テレワークとは
テレワークとは、情報通信技術（ICT=Information and Communication Technology）を活用して場所や時間に囚われずに働く働き方です。「tele（遠隔の）」と「work（働く」）が組み合わされた語で、オフィスに出社せず、サテライトオフィスやコワーキングスペース、自宅などで業務を行います。
類似用語として知られるリモートワークは、テレワークと同様、「オフィス以外の場所で働くこと」を意味します。しかし、テレワークでは「ICTを活用する」点が大きな特徴であるのに対し、リモートワークは必ずしもそうではありません。
テレワークには、具体的に以下のような働き方があります。
- 在宅勤務：オフィスに出勤せず、自宅を就業場所とする働き方
- サテライトオフィス：オフィスから離れた場所に設置したワークスペースで就業する働き方
- モバイルワーク：移動中やカフェ、ホテル、空港のラウンジなどで就業する働き方
- ワーケーション：観光地やリゾート地など、普段のオフィスとは離れた場所で休暇を楽しみながら就業する働き方
テレワークを導入するメリット・デメリット
テレワークの導入は、従業員の多様な働き方の実現につながります。多様な働き方ができれば、時短でなら働ける人材や遠隔地の人材も雇用可能になり、より優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。ただし、テレワークのデメリットもありますので、導入する前にどのような課題があるか把握し、対策を講じる必要があります。
テレワークを導入する4つのメリット
まずはテレワークを導入する4つのメリットを見ていきましょう。
（1）有能・多様な人材の確保や生産性の向上
近年、多くの企業で人材不足が重要課題となり、優秀な人材の確保に向けた採用活動の方針変更が急務となっています。これを解決する方法のひとつが、テレワークです。
テレワークができることで、遠隔地の優秀な人材が応募しやすくなります。また、育児や介護、病気や障がいなどで日々の通勤が難しい人材に対しても、オフィス以外の場所で働く選択肢を提示できるでしょう。
（2）ワーク・ライフ・バランスの実現
テレワーク導入の2つめのメリットは、従業員が働く場所を選択できることにより、時間の有効活用が可能になることです。
日本では、通勤時間に毎日2〜3時間かける人も少なくありません。テレワークなら、この2〜3時間をより自由に使えるようになります。
例えば、
- 朝晩に家族と過ごす時間が増える
- スキルアップに向けた勉強をする
- 趣味の時間を増やす
- 自分に合った睡眠時間を確保する
といった使い方ができます。
仕事とプライベート両方の充実を目指すライフ・ワーク・バランスが実現できれば、従業員の満足度向上につながり、定着率の向上も期待できるでしょう。
（3）コストの削減
3つめのメリットは、オフィスに出勤する従業員の減少により、オフィスの管理費や交通費のコスト削減ができることです。実際に、全従業員がテレワークの就業へと変更し、オフィス自体をなくした企業も見られます。
そして、より柔軟性の高い働き方によって従業員満足度や定着率が向上すれば、採用活動のコスト削減にもつながります。
（4）非常災害時の事業継続
2020年以前も日本では政府主導でテレワークの普及を目指してきました。しかし、実際に急拡大したのはコロナ禍。テレワークは、非常事態下での事業継続において非常に重要な手段となりました。
非常事態下でのテレワークの有効性は、現在も変わりません。例えば、台風などの自然災害により交通機関が止まり出勤できない時、従業員はICTを活用してオフィスから離れた場所で働くことができます。コロナ禍のように感染症が流行した場合においても、社内での感染拡大を防いで従業員を守りながら業務を進められます。
テレワークという選択肢は、多様な働き方を実現することで、従業員の健康と事業継続の両方に貢献するのです。
テレワークを導入する4つのデメリット
テレワークのメリットを最大限に引き出すには、生じ得るデメリットを把握し、事前に対策を講じておく必要があります。事業内容によっては、全社的なテレワークではなく、職種による使い分けが必要でしょう。
（1）勤務状況を把握する際の複雑化
オフィス勤務であれば、従業員の勤務状況はその場で確認できました。しかし、テレワークでは目の前に相手がいるわけではありません。そのため、勤務状況の把握が相対的に困難になります。
こうした状況把握の課題に対処するため、テレワーク導入企業では、
- メールや電話で勤務開始時刻と終了時刻を報告させる
- チャットアプリのアクティブログにより従業員の状況を把握する
などの手段を活用しています。
ただ稼働時間を把握するだけでなく、時間と業務量をチェックすることで、従業員が過重労働になっていないかも確認しましょう。
（2）従業員同士のコミュニケーション不足
テレワークでは、従業員同士のコミュニケーション不足も多く見られます。
オフィス勤務では、ちょっとした質問や急なミーティングなどがある際に、席まで行って声をかけることができました。隣同士で雑談したり、一緒にランチへ行ったりなど、コミュニケーションの機会も確保しやすかったでしょう。
しかし、テレワークでは、そうした気軽なコミュニケーションが取りづらくなります。目の前にはモニターとキーボードしかなく、他の従業員が今何をしているのか、わかりにくいためです。一人で仕事を進めることに慣れてしまったり、ツールの使い方がわからなかったりすれば、本来必要とされる報連相も減少してしまうでしょう。
こうした課題に対処するには、管理職やチームリーダーが意識的にメンバーとコミュニケーションをとる機会を確保する必要があります。
（3）セキュリティリスク
従業員の作業環境によっては、通信環境やセキュリティに懸念が見られるケースがあります。会社の回線へのリモート接続が行えない場合、自宅回線の使用によるセキュリティリスクもあるでしょう。そのため、オフィス勤務以上に、情報のやり取りにおける注意が必要です。
さらに、出社とテレワークの両方を行うハイブリッド勤務の場合、パソコンやその他備品を持ち歩く機会が増えます。すると、電車の中に置き忘れる、カフェで離席した際に盗まれるなど、紛失や盗難のリスクが生じます。遠隔でロックできるようにしておく、位置情報を取得できるようにしておくなどの事前対策が不可欠です。
万が一、情報漏洩がおきてしまえば、顧客の信用を損なったり機密情報が競合他社に知られたりなど、企業にとって大きなダメージとなる可能性があります。
テレワークを導入する前に、従業員の作業環境の構築はもちろん、ネットワークや情報セキュリティに関する知識の習得もしっかりサポートしましょう。
（4）テレワークが適さない業種・業務
テレワークは、場所や時間を問わずICTを活用して業務を行う働き方。この性質上、テレワークに適さない業種があることも事実です。典型的には、製造業や運輸業、飲食業、卸売業・小売業、医療などがあるでしょう。事業内容自体はテレワーク可能であっても、テレワークができる業務とできない業務があることにも注意が必要です。
一般的に、以下の業務はテレワークに向いていないと言われています。
- 対面での応対が必要な仕事（接客、医療・福祉関係、機密情報を取り扱う業務など）
- 製造業や建設業など現場作業が必要な仕事
- 舞台芸術など一部のクリエイティブ関係の仕事
部署によってテレワークの可否が分かれると、従業員の不満が高まるかもしれません。「なぜテレワークを導入するのか／しないのか」を業務内容の特徴とあわせて説明し、理解してもらうことが重要です。
テレワークの導入事例
テレワークを導入している企業では、どのような方法で推進してきたのでしょうか。今回は、代表的な2社のテレワーク導入事例をご紹介します。
アフラック生命保険株式会社における導入事例
アフラック生命保険株式会社では、従業員のライフ・ワーク・バランスを支援するために、2015年から「アフラック Work SMART」を推進してきました。同社が掲げる「多様な人財の力を引き出す人財マネジメント戦略」には、テレワーク導入・推進も含まれています。
これらの施策では、社員一人ひとりが時間や場所にとらわれない働き方を実現できるよう、さまざまな制度やインフラの整備も実施。社員がより効果的・効率的に働ける環境を整えることで、人材エンゲージメントを向上させてきました。
その結果、感染症対策と経済活動の両立が求められる状況においても、お客さま本位の業務運営を実現。18か月連続で全社員の在宅勤務実施率50％以上を維持し、場所にとらわれない働き方の定着にも成功しました。
テレワークの導入により法定外労働時間も4.5時間まで削減され、有給休暇の取得率も80％を超えています。
マツダ株式会社における導入事例
マツダ株式会社では社員のワーク・ライフ・バランスの充実と業務の効率化を目的として、2008年に在宅勤務制度を導入しました。育児や介護や在宅勤務のほうが効率的に業務を遂行できる場合を対象として、所定時間の25％までの範囲で在宅勤務ができる制度です。
在宅勤務制度の導入にあたっては、人事から導入趣旨をしっかり説明し、制度に関する相談にも応じました。制度導入後は、利用者とその上司にアンケートを実施して利用効果も検証。利用者からも「集中してできた」など、好評を得ています。
その後も在宅勤務制度利用者は増加を続け、2018年度には766名、コロナ禍の2020年度には1万名を超える従業員が在宅勤務を利用しました。
テレワーク導入までの6つのステップ
アフラック生命保険が部式会社やマツダ株式会社のように、テレワーク導入を成功させるにはどうすればよいのでしょうか。自社にテレワークを導入する際の6つのステップをご紹介しましょう。
1.導入検討・経営判断・全体方針決定
テレワークを導入する際は、導入する目的を明確にすることが大切です。しばしば見られる目的は、生産性の向上や人材確保など。テレワーク導入によって生まれるメリットと自社の状況を比較し、自社に適した目的を定めましょう。
導入目的が明確になったら、経営トップ層から従業員へ丁寧に説明を行います。まずはトップが発信することで、全社的な取り組みであることを印象づけられるからです。その際、テレワークの導入自体を目的とするのではなく、経営上の目的があり、テレワークはその目的を達成するための手段であることを理解してもらいましょう。
2.現状の把握
全体の方針決定と社内での周知を行ったら、現在の社内制度や各種の状況を確認・分析してください。確認すべき項目は以下の通りです。
- 就業規則と勤怠管理制度
- ICT環境
- 人事評価制度
- セキュリティ対策
- 部門ごとの仕事の進め方
テレワークを導入すると、業務の進め方やコミュニケーションの方法が変化します。導入後に混乱が生じないよう、どの部分が変わるのか、どのような対策や制度が必要なのかを明確化しましょう。
3.推進体制の構築
そして、テレワークを実施しやすい環境づくりのため、それらの施策を担う推進体制を構築します。
例えば、テレワーク推進プロジェクトチームの発足、担当部署の新設などがあります。チームの中心メンバーには制度構築や社内での積極的な情報発信、テレワークに関する相談窓口としての業務などを任せます。
中心メンバー以外に、経営企画部門や総務・人事部門、情報システム部門など、多様な部署からも参加してもらうとよいでしょう。各部署に合わせたテレワーク制度の構築につながります。
4.テレワークに関するルール作り
テレワーク導入推進チームの発足後は、いよいよ社内のルール作りに着手しましょう。ルールは業務内容や社員の状況を考慮しながら検討していきます。
ただ、以下4つの項目はどのような企業においても重要なポイントですので、必ずルールに盛り込んでください。
- 就業規則：テレワーク時の労働関連法令の遵守
- 勤怠管理：勤怠管理を含むITツールの導入
- 安全衛生：安全衛生教育と健康診断、長時間労働者に対する面接指導、ストレスチェック
- 教育・研修：オンライン研修・eラーニングの活用
5.ツールなどの環境整備
以上で、テレワーク制度の主要な部分ができあがりました。ここからは、テレワークの実施に必要な通信環境の整備などを行いましょう。
例えば、コミュニケーションツールであればビジネスチャットや社内SNS、Web会議システムなど、自社に必要なシステムを用意しなければなりません。営業部門であれば、顧客管理システムといったこれまでの重要システムを、従業員が自宅から使えるよう設定しましょう。
ツールやシステムを選ぶ際は、行う業務や社内体制、費用などをもとに、オンプレミスかクラウドサービス（SaaS・PaaS・IaaS）か、自社開発か外注か、などの検討も必要です。
6.セキュリティ対策の実施
最後に忘れてはいけないのが、機密情報の漏洩を防ぐセキュリティ対策です。会社として行うセキュリティ対策には、ファイアウォールやウイルス対策ソフト、VPNの導入があります。テレワーク用端末は可能な限り会社から支給し、会社で管理しましょう。
従業員がプライベートで使っている端末を業務に利用する場合は、情報漏洩を起こさないよう、より気をつけて対策しなければなりません。あわせて、誓約書の作成や禁止事項の設定なども必要です。
テレワーク時の人材育成の方法
対面ではないテレワークにおける大きな課題の１つに、人材育成の難しさもあります。
テレワーク時は、従業員の状況を把握したり、信頼関係構築や適切な指示を行ったりするために必要なコミュニケーションが不足するからです。適切な指示をもらう機会やコミュニケーションの不足は孤独感を強め、モチベーション低下を招く恐れもあります。
これらの課題を解決するには、意識的なコミュニケーションを行うとともに、各種制度の見直し、タスクの明確化を行いましょう。定期的な面談の機会も、出社時より多く設けてください。
指導機会の確保が難しい場合は、eラーニングの導入がおすすめです。テレワーク環境であっても一人ひとりが自分のタイミングで、自分のレベルに合わせて学べます。
テレワーク時代の人材育成テレワーク時代の人材育成には、オンラインでのOJT（On-the-Job-Training）やオンライン研修を活用しましょう。オンライン研修と会場での集合研修を切り替える「フレキシブルラーニング」の導入により、柔軟な対応力を身につけられます。
コミュニケーションが不足しやすい在宅勤務だからこそ、業務時の報連相が重要です。研修では、在宅勤務のさまざまなケースを取り上げて、ロールプレイング形式で報告や相談のポイントを学んでいただけます。